GED: Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Transforme seus arquivos físicos em ativos digitais seguros, acessíveis e inteligentes.
O QUE É GED?
O Fim da Papelada, o Início da Eficiência
Documentos físicos geram altos custos de armazenamento, riscos de perda e lentidão nos processos. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é a solução completa que digitaliza, organiza e protege suas informações, permitindo acesso instantâneo e seguro de qualquer lugar.
Com validade jurídica e tecnologia de ponta, o GED da IA Tecnologia aumenta a produtividade da sua equipe, otimiza o fluxo de trabalho e prepara sua empresa para um futuro mais digital e competitivo.
VANTAGENS COMPETITIVAS
8 Razões Para Investir na Digitalização de Documentos
Preservação de documentos
O papel, como qualquer mídia física, está sujeito à ação erosiva do tempo. Optando pela preservação digital, a instituição garante a integridade de seus documentos, possibilitando, no presente ou no futuro, consultas legíveis e ágeis.
Diagnóstico de acervo
É a etapa do diagnóstico e mensuração de todo o acervo da instituição. Neste estágio é realizado o estudo e aplicação da tabela de temporalidade, definindo quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa.
Criação de repositório arquivístico digital
É o fim da pilha de papéis e dos arquivos físicos. Com a organização eletrônica do banco de dados, a busca por informações fica ao alcance de alguns cliques, além de ampliar a capacidade de armazenamento.
Validade Jurídica
A digitalização permite assinatura digital através de certificados digitais padrão ICPBrasil. A microfilmegem atende à legislação vigente (Lei 5.433 e Decreto 1.799) e às normas do CONARQ.
Sistema de busca avançada
O uso de metadados otimiza o tempo de consulta. O índice de buscas utiliza a ferramenta OCR (Optical Character Recognition), que permite a pesquisa textual dentro dos arquivos digitalizados.
Controle das informações e garantia de backup
Garantia de que os arquivos não serão alterados, danificados ou perdidos. O backup mantém a integridade dos dados contra qualquer ameaça virtual interna ou externa.
Confidencialidade e privacidade
O cliente estará sempre no comando das operações, definindo quem tem permissão para acessar os arquivos da sua empresa, tanto remotamente como no backup de filme digital.
Sustentabilidade
Economizar o uso de papel em impressão e cópias é uma das muitas ações sustentáveis promovidas pelo GED, contribuindo para redução de custos e para o meio ambiente.
NOSSO PROCESSO
Como Funciona a Desmaterialização de Documentos?
Sem perdas, sem degradação, sem danos, sem ocupar espaço físico e com durabilidade infinita, através do GED o acesso a documentos e processos é realizado de maneira rápida, segura e eficaz.
1. Coleta e Preparação:
Nossa equipe retira os documentos na sua empresa e realiza a preparação completa, removendo grampos, clipes e organizando os lotes para a digitalização.
2. Digitalização e Indexação:
Utilizamos scanners de alta performance para digitalizar seus documentos com máxima qualidade. Em seguida, realizamos a indexação dos arquivos para que possam ser encontrados facilmente por palavras-chave.
3. Disponibilização e Guarda:
Os arquivos digitais são disponibilizados em uma plataforma segura na nuvem. Oferecemos também a opção de guarda segura dos documentos físicos ou o descarte ecológico certificado.
Veja nesta cartilha como é feito o fluxo de trabalho e a implantação do serviço na sua empresa.